Pe scurt
- Obligația de alfabetizare AI se aplică oricărei firme care folosește sisteme AI în activitate, indiferent de mărime și de sector.
- Din 27 iulie 2026, legea nu mai cere să garantezi un anumit nivel de cunoștințe pentru un angajat. Cere să iei măsuri rezonabile, calibrate pe roluri și pe context.
- Nu ai nevoie de certificate, de examinări și nici de un responsabil dedicat. Ai nevoie să poți arăta ce ai gândit și ce ai făcut.
- Ce se verifică, în practică, este raționamentul documentat, nu grosimea dosarului.
- Dacă folosești sisteme cu grad ridicat de risc, ai în plus o obligație mai dificilă, care a rămas una de rezultat.
Acest ghid este scris pentru persoana din firmă care are sarcina de a creiona un program de alfabetizare: administrator, director de operațiuni, responsabil de resurse umane sau de conformitate. Ghidul pleacă de la premisa că ai auzit de AI Act, dar nu ai timp să citești 180 de pagini de regulament ca să afli ce trebuia să faci din februarie 2025.
1. Ce cere norma
Articolul 4 din AI Act a fost rescris integral prin Digital Omnibus intrat în vigoare la 27 iulie 2026.
Textul vechi, aplicabil între februarie 2025 și iulie 2026, cerea să iei măsuri pentru a asigura, în cea mai mare măsură posibilă, un nivel suficient de alfabetizare. Formularea ridica o întrebare imposibilă: cât de mult trebuie să știe fiecare angajat ca nivelul să fie „suficient”.
Textul nou cere să iei măsuri pentru a sprijini dezvoltarea alfabetizării și adaugă o precizare care rezolvă întrebarea de mai sus: obligația nu impune garantarea unui anumit nivel individual pentru vreo persoană.
În limbaj juridic, obligația a trecut în categoria obligațiilor de mijloace. În limbaj practic: nimeni nu îți va cere să dovedești că Ionescu de la contabilitate a înțeles ce este un model generativ. Ți se va cere să arăți că ai gândit problema pentru rolul lui Ionescu și că ai făcut ceva coerent cu ce ai gândit.
Cine este obligat
Norma se adresează furnizorilor și implementatorilor. Termenul oficial român pentru cel care folosește un sistem AI în activitatea proprie este „implementator”, iar aceasta este categoria în care intră majoritatea firmelor. Dacă firma ta folosește un asistent de scriere, un instrument de analiză a documentelor, un chatbot pe site sau un sistem de preselecție a candidaților, ești implementator și ai obligația de alfabetizare.
Dacă dezvolți un sistem AI și îl pui pe piață, ești furnizor, iar setul de obligații se lărgește considerabil dincolo de acest ghid.
Obligațiile pentru sisteme cu grad ridicat de risc
Există un al doilea text pe care oamenii îl ratează frecvent, pentru că se uită doar la articolul 4. Articolul 26 alineatul (2) cere ca implementatorii de sisteme cu grad ridicat de risc să încredințeze supravegherea umană unor persoane care au competența, formarea și autoritatea necesare. Acolo obligația a rămas una de rezultat, iar Digital Omnibus nu a modificat-o.
Cu alte cuvinte, dacă folosești AI la recrutare, la evaluarea bonității, la accesul în servicii esențiale, la identificare biometrică sau ca parte dintr-un produs reglementat, programul construit pe articolul 4 nu îți este suficient. Termenele pentru aceste obligații au fost amânate până în 2 decembrie 2027 pentru sistemele din anexa III și până în 2 august 2028 pentru cele integrate în produse reglementate.
2. Cine e vizat
Textul vorbește despre „personalul lor și alte persoane care se ocupă cu operarea și utilizarea sistemelor de IA în numele lor”. Comisia Europeană interpretează formularea în mod larg, ca vizând persoanele aflate sub autoritatea organizațională în sens general. În practică, sunt trei categorii.
Angajații proprii
Toți cei care folosesc un sistem AI în munca de zi cu zi, plus cei care iau decizii pe baza rezultatelor produse de un sistem AI, chiar dacă nu îl operează ei.
Colaboratorii externi și furnizorii de servicii
Dacă un contractor folosește AI în executarea contractului cu tine, el intră în sfera obligaţiei de alfabetizare. Aici apare o problemă practică: nu poți instrui unilateral personalul altei firme. Mecanismul corect este contractual, exprimat printr-o clauză de transmitere a obligației de tipul celei de mai jos:
„Prestatorul se asigură că persoanele implicate în executarea prezentului contract și care utilizează sisteme de inteligență artificială beneficiază de măsuri de alfabetizare în domeniul AI corespunzătoare rolului lor, în condițiile articolului 4 din Regulamentul (UE) 2024/1689. La cererea beneficiarului, prestatorul pune la dispoziție o descriere a măsurilor luate.”
Clienții finali
Comisia consideră că este posibil ca și clienții să intre în sfera de aplicare a obligaţiei, atunci când sistemul are efecte directe asupra lor. Formularea folosită este permisivă, nu imperativă: în funcție de riscul concret, poate fi util să existe alfabetizare și la acest nivel. Dacă ai un chatbot care interacționează cu clienții în numele firmei sau un sistem care pregătește decizii privitoare la ei, tratează aceste persoane ca fiind persoane care trebuie alfabetizate. Dacă folosești AI exclusiv intern, la redactare și la analiză, poți să stai liniştit, cu mențiunea scrisă că ai analizat și ai concluzionat astfel.
3. Testul în patru pași
Comisia Europeană a publicat un set de întrebări și răspunsuri în care propune un test esenţial.
- Nivelul de cunoştinţe AI în organizația ta. Ce este, cum funcționează la nivel de principiu, ce sisteme se folosesc efectiv, ce oportunități și ce pericole aduc. Aici intervine registrul, menţionat mai jos.
- Stabilirea rolului organizației. Ești furnizor, implementator sau ambele, pentru fiecare sistem în parte. O firmă poate fi implementator pentru instrumentele cumpărate și furnizor pentru un modul pe care l-a construit intern și l-a pus la dispoziţie unui client.
- Stabilirea riscului sistemelor. Pentru fiecare sistem: cine lucrează cu el, ce trebuie să știe acea persoană, ce poate merge prost, ce măsuri de atenuare există. Aici intervin halucinațiile, prejudecățile din date, scurgerile de informații confidențiale prin instrucțiuni și preluarea de tip "as is" a rezultatelor.
- Construirea măsurilor pe analiza de mai sus. Diferențiat după nivelul de cunoștințe al oamenilor și după contextul de utilizare. Nu există un curs unic pentru toți.
Dacă parcurgi cei patru pași și documentezi rezultatul, ai deja un avantaj faţă de multe firme din România în acest moment.
4. Zece practici care funcționează
Comisia Europeană și proiectul ARISA, finanțat prin Erasmus+, au publicat în noiembrie 2025 un raport bazat pe două runde de sondaj în rândul organizațiilor care au implementat deja programe de alfabetizare AI. Trebuie citit ca un catalog de bune practici, nu ca o listă de obligaţii. Acestea rămân la alegerea fiecărei organizaţii.
Registrul instrumentelor folosite
Nu poți instrui pe cineva pentru un instrument pe care nu știi că îl folosește. Majoritatea firmelor descoperă la primul inventar între două și cinci ori mai multe instrumente decât credeau, pentru că oamenii și-au adus singuri ce le trebuia.
Cum arată concret Un tabel cu: instrument, furnizor, cine îl folosește, pentru ce sarcină, ce date intră în el, aprobat sau nu.
E recomandat să nu faci registrul printr-un chestionar anonim, de teamă că oamenii vor recunoaște ce folosesc. Fă-l deschis și spune de la început că scopul nu este sancționarea.
Un nivel de bază obligatoriu pentru absolut toți
Modelul dominant în organizațiile cu practici mature este stratificat, iar primul strat acoperă toată firma, inclusiv pe cei care jură că nu folosesc AI. Motivul este simplu: ei primesc oricum rezultate produse cu AI de colegi și iau decizii pe baza lor.
Cum arată concret Între 45 și 90 de minute, o singură dată, plus o reîmprospătare anuală. Conținut: ce este un model generativ, de ce inventează, ce date nu se introduc niciodată, cum se verifică un rezultat, cui se raportează un incident.
Modulul de bază scris de departamentul juridic, plin de citate din regulament nu este funcţional. Oamenii îl parcurg în modul „următorul, următorul, finalizează”, iar tu ai o evidență care nu corespunde realității.
Trasee separate pe roluri, nu pe departamente
Norma cere expres să ții seama de cunoștințele tehnice, de experiență și de contextul de utilizare. Traseele pe roluri sunt modul cel mai direct de a demonstra că ai făcut-o.
Cum arată concret Patru trasee acoperă aproape orice firmă: utilizatori ocazionali, utilizatori intensivi, personal tehnic care integrează sau configurează, și decidenți care aprobă achiziții și utilizări.
Capcana constă în construirea traseelor pe organigramă. Doi oameni din același departament pot avea nevoi complet diferite, iar un jurist care redactează cu AI are nevoi mai apropiate de un marketer decât de colegul lui din același birou care nu folosește nimic.
Adaptează la domeniul tău şi la activitatea ta efectivă
Este concluzia pe care raportul o formulează cel mai apăsat: instruirea legată de contextul sectorial reduce rezistența la schimbare, în special la profesioniștii cu experiență. Un exemplu din concret valorează mai mult decât zece generice.
Exemple În sănătate, accentul cade pe datele pacienților și pe aplicațiile de diagnostic. În producție, pe optimizarea fluxului și pe siguranță. Într-un birou de avocatură, pe confidențialitate și pe verificarea citărilor.
Capcana constă în exemple inventate. Ia trei cazuri reale din firmă, inclusiv unul în care AI a greșit, și construiește pe ele.
Foloseşte instruirea ca poarta de acces la instrumente AI
Unele organizații condiționează accesul la instrumentele interne de AI de parcurgerea instruirii. Din perspectiva dovezii, este cea mai curată soluție care există: accesul devine el însuși evidența, iar tu nu mai ții o listă separată de prezență.
Cum arată concret Contul pe platforma internă se activează după finalizarea modulului de bază. Pentru instrumentele cu risc mai mare, după modulul specific.
Nu e recomandat să blochezi accesul fără să oferi alternativa. Dacă durează două săptămâni să programezi instruirea, oamenii se întorc la conturile personale și pierzi și controlul, și vizibilitatea.
Responsabili interni și instruirea de formatori
Penuria de formatori competenți apare constant printre obstacolele raportate. Soluția practică este să alegi câte o persoană pe echipă, instruită mai în profunzime, care poate răspunde la întrebările curente ale colegilor.
Cum arată în concret Trei până la cinci responsabili într-o firmă de o sută de oameni. O oră pe lună de sincronizare între ei. Recunoaștere explicită a rolului şi menţionarea în fişa de post.
Capcana este să numești formator persoana care doreşte, nu persoana care e cel mai bine instruită.
Module scurte și instruire periodică
Obstacolul citat cel mai frecvent, în ambele runde ale sondajului, este viteza schimbării. Conținutul îmbătrânește în luni, nu în ani. Firmele cu practici mature au renunțat la cursul anual mare în favoarea unor module scurte, actualizate des.
Cum arată în concret Un modul de bază revizuit o dată pe an, plus note scurte de actualizare, de zece minute, la fiecare schimbare importantă de instrument sau de reglementare.
Nu trebuie să confunzi cadența cu volumul. Un buletin lunar pe care nu îl citește nimeni este mai rău decât nimic, pentru că îți dă impresia falsă că ai acoperit subiectul.
Reguli scrise de utilizare, nu doar curs
Comisia spune expres că simpla punere la dispoziție a instrucțiunilor de utilizare, cu rugămintea ca angajații să le citească, este în multe cazuri insuficientă. Reciproca este însă la fel de adevărată: un curs fără reguli scrise lasă oamenii fără răspuns în momentul deciziei.
Cum arată în concret O pagină, maximum două. Ce se poate introduce și ce nu. Ce rezultate trebuie verificate obligatoriu de persoană. Ce se semnalează și cui. Ce instrumente sunt aprobate.
Nu folosi un regulament de zece pagini, care acoperă totul și pe care nu îl consultă nimeni.
Măsoară simplu, dar măsoară
Măsurarea impactului rămâne partea slabă chiar și în organizațiile avansate. Indicatorii care apar sunt rate de participare și de finalizare, sondaje de feedback și, mai rar, indicatori de eroare.
Cum arată în concret Trebuie să poţi arăta: câți au parcurs instruirea, câți au finalizat-o, câte incidente legate de AI au fost semnalate. A treia cifră este cea mai importantă și creșterea ei la început este un semn bun.
Testează cunoştinţe când e necesar, nu pentru că ţi se pare că dă bine. Norma nu cere asta, consumă timp și creează o falsă senzație de siguranță.
Prevede în document ce se întâmplă când se schimbă legea
Noul articol 4 anunță două lucruri care urmează: Comisia va publica exemple practice de conformare, iar Consiliul european pentru inteligența artificială va adopta recomandări care stabilesc obiective comune. Un program care nu prevede ce se întâmplă la apariția lor va fi depășit fără ca nimeni să observe.
Ce ar trebui să faci în concret: să îţi asumi prim politică că vei revizui periodic, minim odată pe an, şi la publicarea recomandărilor sau la intrarea în vigoare a legislației naționale de aplicare.
Dacă nu numeşti un responsabil nu va exista nicio.
5. Model de program pe trei niveluri
Structura de mai jos este cea care apare cel mai des în organizațiile cu implementare completă. O poți folosi ca punct de plecare și o adaptezi la mărimea firmei.
| Nivel | Cine | Durată | Conținut | Dovada |
|---|---|---|---|---|
| Bază | Toți angajații, fără excepție | 45 până la 90 de minute, anual | Ce este AI, de ce greșește, ce date nu se introduc, cum se verifică, cui se raportează | Listă de participare |
| Aplicat | Utilizatori intensivi, pe roluri | 2 până la 4 ore, plus module scurte | Instrumentele aprobate pentru rolul respectiv, formularea instrucțiunilor, verificarea rezultatului, cazuri reale din firmă | Listă de participare, plus exercițiile rezolvate |
| Avansat | Personal tehnic, decidenți, ambasadori | 1 până la 2 zile, cu actualizări | Clasificarea de risc, obligațiile contractuale față de furnizori, supravegherea umană, evaluarea unui instrument nou înainte de achiziție | Listă de participare, plus fișele de evaluare a instrumentelor |
| Extins | Colaboratori externi | Prin contract | Aceleași cerințe ca pentru angajați, pentru sarcina concretă | Clauza contractuală, plus descrierea măsurilor primită de la prestator |
6. Ce păstrezi ca dovadă
Dacă obligația este una de mijloace, atunci ceea ce se verifică este raționamentul documentat. Un dosar rezonabil ar trebuie să aibă şapte elemente.
- Inventarul sistemelor AI folosite sau furnizate, cu rolul firmei pentru fiecare și cu o notă despre nivelul de risc.
- Lista persoanelor care utilizează aceste sisteme, inclusiv contractorii.
- Analiza celor patru pași ai Comisiei.
- Programul propriu-zis, cu nivelele și conținutul lor.
- Evidența participării la instruire. Comisia recomandă expres păstrarea ei, deși nu impune un format anume.
- Clauzele contractuale pentru terți.
- Un ciclu de revizuire, cu element declanșator și cu dată stabilită.
Nu e obligatoriu să ai certificate emise de o anumită instituţie, auditori externi și nici un responsabil dedicat pe modelul ofițerului de protecție a datelor. Comisia confirmă expres toate trei.
7. Nouă greșeli frecvente
- Un singur curs, identic pentru toți, urmat de tăcere timp de un an.
- Instruire fără inventar, deci fără să știi ce instrumente folosesc oamenii în realitate.
- Uitarea decidenților, care nu operează sisteme dar iau decizii pe baza rezultatelor lor.
- Confundarea instruirii pe un instrument anume cu alfabetizarea AI. Un curs despre cum se scrie o instrucțiune bună nu acoperă riscurile.
- Regulamentul intern de zece pagini, în locul unei pagini pe care oamenii o rețin.
- Copierea unui model de pe internet, fără adaptare la instrumentele și la domeniul tău.
- Ignorarea contractorilor, care sunt expres în sfera obligației.
- Programul construit doar pe articolul 4, în condițiile în care firma folosește sisteme cu grad ridicat de risc și intră sub articolul 26.
- Absența oricărei evidențe.
8. Întrebări frecvente
Firma mea are opt angajați. Chiar mi se aplică?
Da. Norma nu face nicio distincție după mărime. Ce se schimbă este întinderea măsurilor: calibrarea pe context este expres cerută, iar o firmă de opt oameni care folosește două instrumente nu are nevoie de ce are nevoie o multinațională. Digital Omnibus a adăugat chiar o obligație pentru Comisie și pentru statele membre de a sprijini în special întreprinderile mici.
Riscăm amenzi dacă nu facem nimic?
Nu direct. Articolul 4 nu figurează în lista limitativă a încălcărilor pentru care AI Act prevede amenzi armonizate. Sancțiunea, dacă va exista, vine din regulile naționale pe care fiecare stat membru trebuie să le adopte. În practica anunțată public de autorități, lipsa alfabetizării funcționează mai degrabă ca factor agravant într-o investigație pornită din alt motiv decât ca temei autonom de sancționare.
Trebuie să testăm angajații la final?
Nu. Comisia confirmă expres că nu există obligația de a evalua cunoștințele angajaților și că nu sunt necesare certificate. Per a contrario, păstrarea unei evidențe interne a instruirilor este însă recomandată.
Ne trebuie un responsabil pe AI, cum avem pe protecția datelor?
Nu. Regulamentul nu impune nicio structură de guvernanță pentru îndeplinirea obligației de alfabetizare. Poți atribui sarcina unei persoane existente, iar în firmele mici este de regulă aceeași persoană care se ocupă și de protecția datelor.
Este suficient să le dăm angajaților manualul instrumentului?
De obicei nu. Comisia spune că simpla punere la dispoziție a instrucțiunilor de utilizare, cu rugămintea ca oamenii să le citească, este în multe cazuri ineficientă. Manualul explică ce face instrumentul, nu ce riscuri aduce și cum se verifică rezultatul.
Ce înseamnă, concret, să fii „alfabetizat” în AI?
Regulamentul definește noțiunea prin aptitudinile, cunoștințele și înțelegerea necesare pentru a folosi AI în mod responsabil. Considerentul care justifică modificarea din 2026 trimite la două cadre europene de competențe: DigComp, cadrul competențelor digitale pentru cetățeni, care în versiunea 3.0 a integrat transversal competențele de AI, și cadrul de alfabetizare în domeniul AI pentru învățământul primar și secundar, dezvoltat împreună cu OCDE, structurat pe patru domenii și 22 de competențe. Niciunul nu este obligatoriu, dar ambele devin reperul implicit pentru conținut.
Am făcut deja un curs în 2025. Trebuie refăcut?
Nu neapărat refăcut, dar merită recitit față de textul actual. Un program construit pe formularea veche promite adesea că angajații „ating un nivel suficient”, ceea ce este acum o promisiune mai grea decât cere legea. În plus, dacă între timp s-au schimbat instrumentele folosite, conținutul este oricum depășit.
Cum știu dacă folosim sisteme cu grad ridicat de risc?
Două categorii. Prima, sisteme folosite în domenii sensibile: recrutare și evaluarea angajaților, acces la educație, evaluarea bonității persoanelor, acces la servicii esențiale, identificare biometrică. A doua, AI ca parte dintr-un produs reglementat, de exemplu dispozitive medicale, utilaje industriale, vehicule sau jucării. Dacă răspunsul este „nu știu”, tratează întrebarea ca prioritate, pentru că de ea depinde întreg setul de obligații, nu doar instruirea.